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Microsoft Outlook: Kalender freigeben - Verständlich erklärt

Microsoft Outlook: Kalender freigeben - Verständlich erklärt

Um die Abstimmung bei Team- bzw. Gruppenterminen wesentlich zu vereinfachen, kann man den Kalender in Microsoft Outlook freigeben. Voraussetzung dafür ist ein Microsoft Exchange Konto. Aber auch wenn man kein solches Konto besitzt, gibt es nützliche alternative Möglichkeiten. Es stehen drei verschiedene Optionen zur Auswahl:
⦁ Kalender freigeben
⦁ Kalender per E-Mail senden
⦁ Online veröffentlichen

Kalender freigeben

Dafür müssen ebenfalls die Person bzw. Personen, mit denen der Kalender geteilt und genutzt werden soll, über ein Microsoft Exchange Konto verfügen. So funktioniert es:
Kalender-Bereich in Outlook öffnen:

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Auf „Kalender freigeben“ klicken, ein neues Fenster öffnet sich. Hier im Feld „An“ die Mailadresse der Person eintragen, die Zugriff auf den Kalender haben soll. Um ebenfalls Berechtigungen zum Anzeigen des Kalenders des Empfängers haben, das Häkchen im Feld „Berechtigung zum Anzeigen von ‚Kalender‘ des Empfängers anfordern“ setzen. Im Anschluss auf „Senden“ klicken und die Freigabeeinladung abschicken.
Handelt es sich bei dem Kalender, der freigegeben werden soll, nicht um den Standardkalender, sondern um einen eigens erstellten Kalender, im Navigationsbereich mit Rechtsklick auf den Kalendernamen klicken und die Option „[Kalendername] freigeben“ auswählen.
Soll ein Kalender angezeigt werden, der von einem Kollegen freigegeben wurde, auf „Kalender öffnen“ klicken und im Drop-Down Menü „Adresse auswählen“. Die gewünschte Adresse auswählen und den Kalender des Kollegen neben dem eigenen anzeigen lassen:

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Kalender per E-Mail senden

Verfügt man nicht über ein Microsoft Exchange Konto, kann man alternativ den Outlook Kalender per E-Mail senden. Der Kalender wird dabei als Momentaufnahme im Anhang verschickt und gleichzeitig im Nachrichtentext angezeigt.
auf „Kalender per E-Mail senden“ Klicken:

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In dem neu geöffneten Fenster den gewünschten Kalender auswählen und den Datumsbereich des Kalenders eintragen, der dem Empfänger angezeigt werden soll. Bei Bedarf kann man auch weitere Einstellungen festlegen. Zum Abschluss auf „Ok“ klicken.

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Kalender Online veröffentlichen

Die zweite Möglichkeit, ohne ein Microsoft Exchange Konto einen Kalender mit anderen Personen teilen zu können, bietet die Online Veröffentlichung. Dabei veröffentlicht man den Kalender im Internet auf Office.com, wofür eine kostenlose Anmeldung notwendig ist.
Auf „Online veröffentlichen“ klicken und dann auf „Auf Office.com veröffentlichen“:

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In dem neu geöffneten Fenster kann man, ähnlich wie beim Versenden des Kalenders per E-Mail, den gewünschten Kalender sowie den Datumsbereich und weitere Einstellungen auswählen. Die Änderungen mit „Ok“ bestätigen. Im Anschluss kann man im nächsten Fenster angeben, wer Einsicht in den Kalender erhalten soll. Nach abschließender Versendung der Einladungen werden die Empfänger per E-Mail über die Veröffentlichung des Kalenders informiert.

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Postfach bei Outlook hinzufügen – so einfach geht’s

Postfach bei Outlook hinzufügen – so einfach geht’s

Über die Jahre haben sich – meist unbeabsichtigt, aber aus beruflichen wie privaten Gründen und Umständen – zahlreiche E-Mail Adressen angesammelt. Das ist umständlich und man verliert leicht die Übersicht oder findet im schlimmsten Fall diese eine E-Mail, die man jetzt im Moment braucht, einfach nicht auf Anhieb. Will man die neuen E-Mails dieser ganzen Adressen abfragen, braucht man sich aber nicht überall einzeln anzumelden. Das Programm Outlook bietet die Möglichkeit, mehrere Postfächer zu sammeln, womit man die gesamte elektronische Post im Blick hat. Wir zeigen, wie einfach es geht, Postfächer bei Outlook hinzuzufügen. So einfach geht’s:

Das Einrichten eines weiteren E-Mail-Kontos bei Outlook fällt erfreulicherweise recht simpel aus:

  • Datei wählen, den Reiter Informationen und anschließend auf „Konto hinzufügen“ klicken.

  • An dieser Stelle Name des Nutzers, die E-Mail-Adresse und das dazugehörige Passwort eingeben.

  • Mit „weiter“ die Daten bestätigen.
  • Outlook überprüft dann die eingegebenen Daten auf Korrektheit. Stimmt alles, ist der Installationsprozess abgeschlossen.
  • Zuletzt auf „Fertig stellen“ klicken und das neue Postfach ist hinzugefügt.

Achtung: Hat man zu viele Postfächer mit Inhalten von großen Datenmengen hinzugefügt, kann das bei Outlook – und auch bei anderen Anbietern – zum Teil zu erheblichen Leistungsschwankungen führen. Dann ist es ratsam, unwichtigere Daten in regelmäßigen Abständen zu löschen und wichtige Dateien beispielsweise auf einer (externen) Festplatte zu speichern.

Geteiltes Postfach in Outlook

Mit geteilten Postfächern können bestimmte Personengruppen E-Mails über einen öffentlichen E-Mail-Alias wie etwa „[email protected]“ oder „[email protected]“ auf einfache Weise überblicken und senden. Antwortet eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht, ist als Absender der E-Mail das geteilte Postfach zu sehen und nicht der einzelne Benutzer. Außerdem kann das geteilte Postfach als freigegebener Teamkalender fungieren. So einfach geht’s:

  • In Outlook die Registerkarte Datei im Menüband auswählen.
  • Kontoeinstellungen und dann Kontoeinstellungen im Menü auswählen.

  • Die Registerkarte „E-Mail“ auswählen.
  • Sicherstellen, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, dann „Ändern“ auswählen.

  • Weitere „Einstellungen“ > „Erweitert“ > „Hinzufügen“ auswählen.

  • Die geteilte E-Mail-Adresse eingeben, „OK“ auswählen und
  • Weiter > Fertig stellen > Schließen auswählen.

Ein geteiltes Postfach ist allerdings nicht für direktes Anmelden ausgelegt. Das Benutzerkonto für das geteilte Postfach selbst sollte den Status „deaktiviert“ behalten.

Outlook mit Exchange verbinden

Zu einem existierenden POP3- oder IMAP-Konto kann man ein Microsoft-Exchange-Konto in Microsoft Outlook 2019 einrichten. So einfach geht’s:

  • Datei wählen, den Reiter Informationen und anschließend auf „Konto hinzufügen“ klicken.

  • Die E-Mail-Adresse des neuen Microsoft Exchange 2019-Kontos eingeben, auf „Erweiterte Optionen“ klicken, die Option „Ich möchte Mein Konto manuell konfigurieren“ aktivieren und anschließend auf „Verbinden“ klicken.

  • Den Kontotyp „Exchange“ wählen

Der Computer stellt jetzt eine Verbindung zu den Microsoft Exchange-Servern her.

Folgende Meldung wird angezeigt:

„Durch das Hinzufügen eines neuen Microsoft Exchange-Kontos haben Sie den Speicherort für einige Ihrer neuen E-Mail-Nachrichten und Kalenderinformationen geändert.“

  • Auf „OK“ klicken.

Man wird aufgefordert, Autodiscover zu autorisieren, Microsoft Outlook in seinem Namen einzurichten.

  • Auf „Zulassen“ klicken.
  • Passwort eingeben und auf „OK“ klicken.

Das Fenster Kontoeinrichtung abgeschlossen wird angezeigt.

  • Auf „OK“ klicken.

Das Microsoft Exchange-Konto ist jetzt eingerichtet und einsatzbereit.

Hat man in Microsoft Outlook 2019 schon ein Profil für ein Microsoft-Exchange-Konto erstellt und möchte ein zusätzliches Microsoft-Exchange-Konto nutzen, muss man dafür ein neues Profil erstellen.

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