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Word Vorlage erstellen - Einfache Anleitung in wenigen Schritten

Word Vorlage erstellen - Einfache Anleitung in wenigen Schritten

Kostenfreie Software für Textverarbeitung gibt es zahlreiche, trotzdem ist Word von Microsoft weiterhin das meistverwendete der Welt. Zu den wichtigsten Features von Word zählen die Formatvorlagen, die mithilfe von definierten Merkmalen wie Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand eine einheitliche Formatierung gewähren. Vor allem im Geschäftsbereich, bei Bewerbungen oder bei wissenschaftlichen Arbeiten, bei denen spezielle Vorgaben erfüllt werden müssen, sind Vorlagen äußerst hilfreich.

Indem man die Formatvorlagen im Vorfeld gestaltet, bereitet man in Word die Erstellung von langen Texten vor und erspart sich so viel Arbeit, um den fertigen Text schließlich ins richtige Layout zu bringen. Auch wenn der Text schon fertig geschrieben ist, stellt man mit Formatvorlagen sicher, dass alle Textbausteine standardisiert werden und keine Formatierungsfehler verbleiben.

Word beinhaltet schon einige vorinstallierte Vorlagen sowohl für Formate als auch für spezielle Formulare oder Dokumententypen wie Briefpapier, Einladungen oder Visitenkarte. Entsprechen diese aber nicht den eigenen Bedürfnissen, kann man eine eigene Word Vorlage erstellen und die individuellen Konfigurationen als Basis für weitere Texte speichern.

Zwei unterschiedliche Vorlagen

In Microsoft Word stehen zwei unterschiedliche Vorlagen-Typen zur Verfügung: Formatvorlagen und Dokumentenvorlagen:

  • Die Formatvorlage gibt formale Kategorien wie Schriftart, Zeilenabstand oder Absätze vor. Entsprechende Vorlagen befinden sich in der Registerkarte „Start“ unter „Formatvorlagen“. 
  • Die Dokumentenvorlage beinhaltet neben formalen Einstellungen zusätzliche Elemente wie Kopf- und Fußzeile, Logos, Listen, Platzhalter oder Textfelder. Diese können individuell gestaltet werden, sodass sie als Rechnung, Briefpapier, Anschreiben etc. Verwendung finden können.

Formatvorlage ändern oder erstellen

  • Ein neues Word-Dokument öffnen.
  • Auf den Pfeil rechts unterhalb der Menüleiste „Formatvorlagen“ klicken.

  • In dem neu geöffneten Fenster unten links auf „Neue Formatvorlage“ klicken.

  • Einen Namen für die Formatvorlage im ersten Feld eintragen.
  • Im Anschluss konfigurieren Sie sämtliche Eigenschaften, die Ihre Vorlage enthalten soll.

  • Abschließend auf „OK“ klicken. Die Vorlage wird dann den Formatvorlagen hinzugefügt, die in der Registerkarte „Start“ zu finden sind.

Word Vorlage erstellen für Dokumente

Um eine neue Word-Vorlage zu erstellen, in der man ein spezielles Dokument nach den eigenen Vorstellungen speichern kann, gibt es mehrere Möglichkeiten. Es stehen in Word schon unterschiedliche vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung.
Um eine solche Vorlage zu nutzen, in Word auf „Datei“ klicken und anschließend auf „Neu“. Hier gibt es unter „Office-com-Vorlagen“ viele verschieden Optionen. Nachdem man eine Vorlage ausgewählt hat, öffnet sich diese in einem neuen Fenster und steht zur Bearbeitung zur Verfügung.
Vorlage bearbeiten und speichern
Nachdem man eine passende Vorlage gefunden hat, kann man diese nach den eigenen Vorstellungen bearbeiten und Grafiken, Tabellen oder Logos einfügen, die Formatierungen ändern sowie weitere Änderungen vornehmen. Wenn alles fertig ist, kann das Ergebnis als Vorlage gespeichert werden:
⦁ Dafür im Menüpunkt „Datei“ auf „Speichern und senden“ klicken.
⦁ Dort auf „Dateityp ändern“ klicken und auf „Vorlage“ doppelklicken.

⦁ Es öffnet sich ein Fenster, in dem man der Vorlage einen Namen geben und den Speicherort auswählen kann.
⦁ Auf „Speichern“ klicken und de neue Vorlage wird erstellt.


Microsoft Word: Seitenzahlen einfügen - einfach ab Seite 3

Microsoft Word: Seitenzahlen einfügen - einfach ab Seite 3

In so gut wie allen Büros wir Microsoft Office verwendet. Eines der meisten benutzen Programme aus der erfolgreichen Reihe ist Microsoft Word. Nicht nur in Büros wird die Textverarbeitungssoftware benutzt, auch zahllose Schüler und Studierende nutzen das Produkt von Microsoft. Dabei kennen viele gar nicht den vollen Funktionsumfang des Programmes. 

Eine der wichtigsten Funktionen von Word ist die Nummerierung von Seiten. Für viele Nutzer ist es darüber hinaus wichtig zu wissen, wie sie Word so einstellen, dass das Programm nicht schon am Seite 1, sondern erst ab Seite 3 anfängt die Seiten zu zählen. Das ist zum Beispiel wichtig für Studierende, die ihre Hausarbeit richtig formatieren möchten. Dann darf die Seitenzählung erst ab Seite 3 beginnen – nach Deckblatt und Gliederung. Wie das geht, erklärt unser einfaches Tutorial.

Seitenzahlen in Microsoft Word einfügen

Um Seitenzahlen in Microsoft Word einzufügen, muss man in den Reiter „Einfügen“ wechseln und findet hier ein Drop-Down Menü „Fußzeile“ im Bereich „Kopf- und Fußzeile.“ Hier kann man eine Fußzeile je nach Geschmack auswählen.

Sobald man ein Format für die Fußzeile ausgewählt hat, wechselt Word automatisch in die Kopf- bzw. Fußleisten-Ansicht.

In diesem Reiter „Kopf- und Fußzeile“ navigiert man über „Seitenzahl“ und „Seitenende“ zu der eigenen Lieblingsformatierung. Man kann auswählen, ob die Seitenzahl unten (oder oben) links, mittig oder rechts positioniert werden soll.

Wenn man auf diese Weise die Seitenzahl einfügt, wird automatisch auf der ersten Seite begonnen und jede Seite erhält eine Seitenzahl.

Um das Format der Seitenzahl weiter zu bearbeiten, kann man (während die Bearbeitung der Kopf- oder Fußzeile aktiv ist) in den Reiter „Start“ wechseln und die Seitenzahl bearbeiten, wie jeden anderen Schriftkörper auch. Dafür muss die Zahl nur auf einer Seite markiert werden und anschließend Type, Schriftgröße und Schriftfarbe gewählt werden. Diese Einstellung wird anschließend auch auf den anderen Seiten übernommen.

Wenn man mit der Seitenzahl zufrieden ist, kann man die Bearbeitung der Fußzeile entweder mit einem Klick auf „Kopf- und Fußzeile schließen“ oder einem Doppelklick ins Dokument beenden.

Mit der Seitenzahl erst auf Seite 3 beginnen

Wer im Studium seine Hausarbeit korrekt formatieren möchte, der muss die Seitenzahl so formatieren, dass sie erst auf Seite 3 anfängt. Das Deckblatt und die Gliederung werden nicht formatiert. Das kann man entweder mit einer Krücke aus zwei verschiedenen Dokumenten machen (dann kann man das Inhaltsverzeichnis aber nicht automatisch erstellen), oder aber man unterteilt das Dokument in zwei Abschnitte.

Um das Dokument in zwei (oder mehr) Abschnitte zu unterteilen, bewegt man die Cursor auf Seite 2. Hier wechselt man in den Reiter „Layout“ und fügt unter „Umbrüche“ einen neuen „Abschnittsumbruch“ ein. Jetzt ist das Dokument in zwei Abschnitte unterteilt. Der zweite Abschnitt beginnt nun nach der Seite, auf der sich der Cursor befand (in diesem Beispiel auf Seite 3). Aktiviert man die Absatzmarken und Formatierungssymbole sieht man hier den Abschnittwechsel.

Anschließend wechselt man zur Seite 3 und wechselt hier in das Kopf- und Fußzeilen Menü, indem man auf die Kopf- oder Fußzeile einen Doppelklick ausführt. Im Menü „Kopf- und Fußzeile“ befindet sich in der Mitte des oberen Menübands das Feld Navigation mit dem Button „Mit vorheriger Seite verknüpfen.“ Diesen Button deaktiviert man, damit die Seitenzahlen erst ab Seite 3 eingefügt werden.

Jetzt kann man ganz normal die Seitenzahl einfügen. Standardmäßig erscheint hier noch die Seitenzahl 3. Damit die Seite 3 des Dokuments aber als Seite 1 nummeriert wird, navigiert man über „Seitenzahl“ im Reiter „Einfügen“ zu „Seitenzahl formatieren.“ Hier gibt man bei „Beginnen bei“ den Wert 1 ein.

Jetzt erscheint auf Seite 3 des Dokuments die Seitenzahl 1.


Microsoft Word: Inhaltsverzeichnis in Word erstellen

Microsoft Word: Inhaltsverzeichnis in Word erstellen

Das wahrscheinlich am häufigsten benutzte Programm aus der Microsoft Office Reihe ist Microsoft Word. Fast jeder wird schonmal mit dem beliebten Textprogramm gearbeitet haben und für die meisten Schüler, Studierende und Arbeitnehmende mit Bürotätigkeiten gehört die Arbeit mit Word zum Alltag.

Dabei sind viele nicht mit dem vollen Funktionsumfang von Word vertraut, wissen nicht wie man einen Text so formatiert, um das ganze Potential von Word auszunutzen. Dabei kann Word viel mehr, als nur einen Text festzuhalten. Das Programm kann eine Vielzahl von Funktionen, die die Erstellung eines vollständigen Dokuments unglaublich einfach machen.

Besonders für Schüler und Studierende ist die Funktion des Inhaltsverzeichnis‘ in Word ungemein praktisch und hilfreich. Wie oft saßen Studis wenige Minuten vor Mitternacht an ihrem Computer und haben mühsam von Hand die Seitenzahlen in ein händisch erstelltes Inhaltsverzeichnis übertragen – obwohl Word das auch automatisch erstellen kann?

So erstellt man ein Inhaltsverzeichnis mit Word

Um ein Inhaltsverzeichnis mit Word zu erstellen, muss man zuerst alle Überschriften entsprechend formatiert haben. Im Reiter „Start“ gibt es verschiedene Formatvorlagen, die einen Absatz als Überschrift oder Unterüberschrift ausweisen können.

Ein Absatz wird in Word mit der ENTER-Taste erstellt und wird mit dem Formatierungszeichen „¶“ markiert. Ein Zeilenumbruch markiert nicht automatisch das Ende des Absatz.

Überschriften formatieren

Word kann bis zu 9 Überschriften Ebenen erstellen. Dabei werden die unterschiedlichen Ebenen auch entsprechend im Inhaltsverzeichnis dargestellt. Eine Kapitelüberschrift sollte immer als „Überschrift 1“ formatiert werden, worauf eine „Überschrift 2“ folgt usw. Die nächste Kapitelüberschrift ist dann wieder eine „Überschrift 1.“

Um eine Überschrift zu erstellen, tippt man diese einfach ein, bewegt den Cursor zu der Überschrift und klickt in den „Formatvorlagen“ auf die gewünschte Überschriften-Ebene. Es wird immer der gesamte Absatz als Überschrift formatiert, in dem sich der Cursor befindet.

So sehen korrekt formatierte Überschriften im Dokument aus:

Inhaltsverzeichnis einfügen

Nachdem man die Überschriften korrekt formatiert hat, kann man das Inhaltsverzeichnis mit wenigen Klicks einfügen. Hierfür bewegt man den Cursor mit der Maus an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll – das ist meistens auf der zweiten Seite des Dokuments.

Anschließend wechselt man in den Reiter „Referenzen“ und klickt auf „Inhaltsverzeichnis.“ Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü, aus dem man sich ein Format aussuchen kann. Mit einem Klick auf das Inhaltsverzeichnis fügt Word automatisch das Inhaltsverzeichnis ein.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Word zeigt automatisch die Seitenzahl an, auf der eine Über- bzw. Unterüberschrift bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnis‘ steht. Wenn man nach der Erstellung des Inhaltsverzeichnis‘ Änderungen am Text vornimmt, kann sich die Position einer Überschrift verändern. Damit das Inhaltsverzeichnis die richtige Seitenzahl anzeigt, muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden.

Um das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, wechselt man wieder in den Reiter „Referenzen“ und klickt hier auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren.“ Wenn man nur andere Seitenzahlen aktualisieren möchte, klickt man im Kontextmenü auf „Nur Seitenzahlen aktualisieren.“ Wenn man auch neue Überschriften eingefügt oder Überschriften geändert hat, klickt man auf „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren.“

Ein guter Tipp ist, das Inhaltsverzeichnis grundsätzlich ein letztes Mal zu aktualisieren, bevor man die Arbeit als .pdf-Datei abspeichert und abgibt.

Das Inhaltsverzeichnis braucht keine Seitenzahlen

Damit das Inhaltsverzeichnis korrekt angezeigt wird, muss man in Word keine Seitenzahlen einfügen. Auch wenn auf den einzelnen Seiten keine Seitenzahlen angezeigt werden, stellt Word die Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis dar.

Wer in seinem Dokument Seitenzahlen anzeigen lassen möchte, für den haben wir die entsprechende Anleitung bereits erstellt. Hier findet man auch die Anleitung, wie die Seitenzahl erst ab Seite 3 einfügt.