Homeoffice

Bürosoftware: im neuen Jahr produktiver arbeiten

Bürosoftware: im neuen Jahr produktiver arbeiten

Vielleicht ist es nur eine Frage der Zeit, bis es eine gesetzliche Regelung zum Arbeiten im Homeoffice gibt. Bis dahin nimmt der Trend, das Büro in die eigenen vier Wände zu verlegen, spätestens seit der Corona-Krise sowieso zu. Doch ob zu Hause oder im Büro – richtig produktiv sein lässt es sich nur mit der passenden Bürosoftware.

Produktiv sein mit diesen starken 3 Programmen

Dass heute niemand mehr Angebote mit der Schreibmaschine abtippt, ist klar. Auch die Buchhaltung und die Erstellung individueller Formulare lassen sich längst mit dem PC quasi im Handumdrehen ermöglichen. Es kommt nur darauf an, die richtige Bürosoftware zu nutzen.

Die sollte nicht nur stabil und kompatibel zu anderen Softwares sein. Auch aktuelle Features sind wichtig sowie eine einfache Bedienbarkeit. 

All diese Bedingungen erfüllen diese 3 Bürosoftwares, mit denen wirklich jeder im neuen Jahr produktiv sein kann.

1: Gleich mehrere Office Versionen

Bereits seit 1989 ist Microsoft Office die Standard-Bürosoftware für PC und Mac. Seit dem ersten Erscheinen hat die Office-Suite für Unternehmensanwendungen so einige Modernisierungen erhalten. Was aber nach wie vor enthalten ist, sind die drei Grundprogramme Word zur Textverarbeitung, Excel für die Tabellenkalkulation und das Präsentationsprogramm PowerPoint.

Inzwischen steht für jeden Bedarf eine spezialisierte Office Version zur Verfügung.  

  • Office 2019 – die bewährte
    Office 2019 Home & Student ist nach wie vor eine der praktischsten Bürosoftwares für zu Hause. Sie enthält die drei Grundprogramme und ist sowohl für den PC als auch für den Mac erhältlich. Kauft man die Lizenz, ist sie jeweils für ein Gerät nutzbar, dafür aber muss kein Abo abgeschlossen werden.
  • Microsoft 365 Single – wenn mehrere Geräte versorgt werden sollen
    Anfang 2020 wurde die Office-Plattform von Office 365 in Microsoft 365 umbenannt. Die Version „365 Single“ enthält neben Word, Excel und PowerPoint auch das Mail-Programm Outlook, OneNote für Notizen sowie die Datenbank-Software Access und das Design-Programm Publisher (nur für PC). Über OneDrive beinhaltet das Paket zudem 1 Terabyte Cloud-Speicher und ist im Abo erhältlich.
    Nutzbar ist diese Office Version auf mehreren Geräten – auch Smartphones und Tablets.
  • Microsoft 365 Family – alles drin
    Das Paket hat die gleichen Inhalte wie Office 2019 und Microsoft 365 Single, kann aber von bis zu sechs Personen auf beliebig vielen Geräten genutzt werden – inklusive 1 Terabyte Cloud-Speicher pro Person! Im Family-Safety-Paket sind zusätzliche Features wie zum Beispiel Ankunfts- und Abfahrtsbenachrichtigungen installiert.
  • Microsoft 365 Business – die Profi-Lösung
    Das Businesspaket von Office enthält alle Features der anderen Pakete und noch einige mehr, die das Arbeiten im Büro noch produktiver machen sollen. Angeboten wird es in den Ausführungen „Basic“, „Standard“ und „Premium“ jeweils im Abo. 

2: Nuance Dragon für die perfekte Spracherkennung

Tippen war gestern – heute werden Briefe, Rechnungen, Angebote oder Formulare einfach diktiert. Und der Computer erstellt daraus ruckzuck eine perfekte schriftliche Wiedergabe.

Möglich macht das eine Bürosoftware mit Spracherkennung. Wie beispielsweise Nuance Dragon. Während diktiert wird, erscheint der Text auf dem Bildschirm – etwa dreimal schneller als beim Tippen und mit einer bis zu 99-prozentigen Genauigkeit. Auch Sprachbefehle wie ein Programmwechsel werden problemlos von der Software ausgeführt.

3: Nuance Power PDF

Schriftstücke, die beispielsweise in Word oder Excel erstellt wurden, werden im Nu in ein PDF-Dokument umgewandelt – und vom PDF-Programm Nuance Power PDF auch wieder zurück in ein anderes Dateiformat. Die Software bietet alle Funktionen, um die Dateien auch zu verwalten, teilen und zu speichern. Die Dateien lassen sich dabei einfach in durchsuchbare Dokumente konvertieren – und sich sogar nachträglich als PDF bearbeiten. Plus: Für die Bedienung ist die Multifunktionsleiste im Microsoft Office-Stil gehalten, wodurch eine lange Einarbeitungszeit entfällt.

Header-Bild: © Rymden, stock.adobe.com


Anleitung: Microsoft Office installieren in 5 Schritten

Anleitung: Microsoft Office installieren in 5 Schritten

Keine zweite Büro-Software ist so erfolgreich, wie die Microsoft Office Reihe. Für viele ist Microsoft Word das zentrale Programm in der Reihe und für die meisten das Textbearbeitungsprogramm schlechthin.

Aber auch die anderen Programme aus dem Office Softwarepaket wie Microsoft Excel, das Email-Programm Outlook und PowerPoint sind bei vielen Anwendern beliebt. Ohne Outlook und Excel funktioniert in vielen Büros gar nichts mehr und fast jeder Schüler oder Student braucht früher oder später PowerPoint für ein Referat.

Microsoft hat den Trend erkannt, dass viele Nutzer mehr als ein Endgerät nutzen, aber gleichzeitig auf alle ihre Programme zugreifen wollen. Deswegen hat der Software-Riese aus den USA das Microsoft 365 Paket erarbeitet, das zuvor noch Office 365 hieß. Diese Version ist im Gegensatz zu Microsoft Office 2019 oder seinen Vorgängern ein Abomodell, dass dafür allerdings immer auf dem aktuellen Stand gehalten wird und auf mehreren Geräten verwendet werden kann.

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Was für Microsoft 365 Versionen gibt es?

Was für Microsoft 365 Versionen gibt es?

Die Installation von Office 365 auf einem PC ist einfach, aber aufgrund des Abomodells ein bisschen unübersichtlich. Zuerst sollte man sich für ein Office 365 Paket entscheiden. Für die verschiedenen Bedürfnisse der Anwender hat Microsoft zwei verschiedene Pakete zusammengestellt. Außerdem gibt es noch das Microsoft Home & Student 2019. Das Softwarepaket ist als klassischer Einzelkauf verfügbar. 

Die Microsoft 365 Pakete kommen als Microsoft 365 Personal und als Microsoft 365 Family. Beide Pakete enthalten Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access und Publisher. Das Single-Abo ist nur für einen Anwender geeignet und stellt 1 TB Cloud-Volumen zur Verfügung. Das Family-Paket können bis zu sechs User nutzen und auf 6 TB Cloud Speicher zugreifen.

Microsoft 365 in fünf Schritten installieren – so geht’s:

Zuerst muss man sich mit seinem Microsoft-Konto anmelden, danach kann es losgehen. Microsoft 365 wird nur per Download angeboten. Das bedeutet, dass man selbst keine CD oder DVD als Sicherungsmedium hat.

  1. Auf der Webseite http://www.office.com/signin kann man sich mit dem Microsoft 365 Konto anmelden, mit dem man auch das Produkt gekauft hat. Wer sich hier noch nie angemeldet hat, muss sich einen neuen Account erstellen. Als nächstes wird man auf eine Seite weitergeleitet, wo man den eigenen Product-Key eingibt, den man beim Kauf erhalten hat.
  2. Wenn man sich erfolgreich eingeloggt hat, findet man oben auf der Seite das Feld „Office installieren.“ Mit einem Klick auf diesen Button wird Microsoft 365 heruntergeladen und installiert. 
  3. Zuvor muss man noch auf der Internetseite auswählen, ob man das Programm für PC, Mac oder ein mobiles Endgerät (wie Smartphone oder Tablet) installieren möchte.
  4. Wenn sich das Installationsmenü nicht automatisch öffnet, kann man mit einem Doppelklick auf die Installationsdatei beginnen.

5. Sobald man bestätigt hat, dass der Installer Änderungen am Gerät vornehmen darf, installiert sich das Programm und man kann es benutzen.

Wie kann man Microsoft 365 deinstallieren?

Um Microsoft 365 wieder zu deinstallieren, kann man sich bei Microsoft ein entsprechendes Tool herunterladen, dass die Deinstallation übernimmt. Andernfalls kann man das Programm auch händisch entfernen. Bei Windows 10 ist dies beispielsweise über die Systemeinstellungen möglich.

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Microsoft Office Dokument

Microsoft Office Dokument als PDF Datei speichern

Microsoft Office Dokument als PDF Datei speichern

Egal ob Rechnung, ein auszufüllendes Formular oder eine Liste. Oftmals reicht es nicht aus, ein Dokument einfach nur im Word Format zu speichern. Möchte man ein Schriftstück beispielsweise per E-Mail versenden, ist es von Vorteil diese als PDF auf der Festplatte abzulegen. Dadurch haben sie alleine den Vorteil, dass das Dokument beim Empfänger keine Formatierungsfehler enthält. Doch wie funktioniert das? In dieser Schritt-für-Schritt Anleitung erklären wie ihnen, wie sie ein Microsoft Office Dokument als PDF Datei speichern.

  1. Haben sie ihr Dokument fertig geschrieben, klicken sie in Word oben links auf „Datei“.
  2. Anschließend klicken sie auf „Speichern unter“.
  3. Klicken sie nun auf „Als PDF herunterladen“.
  4. Mit einem weiteren Klick auf „Herunterladen“ wird das Dokument erfolgreich als PDF Datei gespeichert.

Sie finden unter „Speichern unter“ keinen PDF Eintrag?

Je nach installierter Office Version kann die Reihenfolge zum Speichern unterschiedlich sein. Erscheint bzw. funktioniert bei ihnen Schritt Nummer 2 nicht, gehen sie bitte wie folgt vor:

  1. Klicken sie wie gehabt oben links auf „Datei“.
  2. Klicken sie im neuen Menü auf den Eintrag „Exportieren“.
  3. Im darauf erscheinenden Untermenü klicken sie auf den Button „PDF/XPS-Dokument erstellen“.
  4. Wählen sie nun den Speicherort aus, an dem die PDF Datei abgelegt werden soll und klicken sie auf „Veröffentlichen“.

Fertig!

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