Microsoft Office 365 Excel

Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks

Word und Excel verknüpfen – Tipps und Tricks

Will man Texte auf dem PC schreiben und formatieren, ist Word auf alle Fälle das Programm der Wahl. Und wer Diagramme erstellen und Berechnungen ausführen will, für den ist Microsoft Excel genau richtig. Beides zusammen gibt’s in verschiedenen Paketen von Microsoft Office. Doch will man Tabellen oder Diagramme aus Excel in Word einfügen, kann das mühsam sein – schnell hat sich aufgrund einer unsauberen Anpassung in der Microsoft Excel Quelldatei ein Fehler eingeschlichen. Wie das verhindert werden kann, zeigen wir hier.

Das kann Microsoft Excel

Grundsätzlich handelt es sich bei Microsoft Excel um ein auf Tabellenkalkulationen spezialisiertes Programm, das auf allen wichtigen Geräten und Betriebssystemen installiert werden kann.

Seine Funktionen im Einzelnen:

  • Berechnungen
    Die wichtigsten Rechenarten lassen sich zwischen mehreren Zellen ausführen und durch bekannte Variablen ergänzen.
  • Diagramme und Grafiken
    Numerische Tabellen können in visuelle Daten umgewandelt werden, um zum Beispiel Ergebnisse in einer Präsentation anschaulicher darzustellen.
  • Kalender
    Unter anderem lassen sich damit Zeitpläne und wiederkehrende Ereignisse verwalten.
  • Inventar Management
    Listen mit Inventar und Bereithaltungsort können zur automatischen Kalkulation genutzt werden.
  • Zeiterfassung
    Projektstunden, Mitarbeiterzeiten etc. werden tabellarisch aufgenommen und im Ergebnis zusammengerechnet.
  • Formulare
    Neben vorgefertigten Auswahlmöglichkeiten lassen sich standardisierte Formeln für zahlreiche Einsatzgebiete leicht selbst erstellen.
  • E-Mail Listen
    Um den Überblick, beispielsweise von Newsletter-Empfängern, zu behalten, eignen sich strukturierte Listen mit allen relevanten Daten.
  • Datenanalyse
    Detaillierte Datensätze können unter anderem heruntergeladen und in einem csv-Format gespeichert werden.
  • Buchhaltung
    Ausgaben- und Budgetplanung, Aufzeichnungen und Prognosen werden automatisch berechnet und aktualisiert.

Microsoft Excel
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Microsoft Excel in Word einbinden – so geht’s

Zum funktionalen Verknüpfen beispielsweise von Microsoft Excel Tabellen mit einem Word-Dokument sind mehrere Schritte notwendig:

  • Im Microsoft Excel Dokument wird zunächst der relevante Tabellenbereich markiert und in die Zwischenablage kopiert.
  • Dann wird es im Word-Dokument an der Stelle eingefügt, wo die Tabelle erscheinen soll. Ist die Tabelle bereits im richtigen Format angelegt, muss bei den Einfügeoptionen „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten“ gewählt werden. Soll die Tabelle noch frei gestaltet werden können, ist die Option „Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden“ richtig. 
  • Mit den Reitern „Tabellenentwurf“ und „Layout“ kann eine Anpassung des Tabellendesigns vorgenommen werden.

Microsoft 365

Mit dem Abonnementdienst Microsoft 365 wird sichergestellt, dass stets die aktuellsten Tools von Microsoft zur Verfügung stehen. 

Unterschieden wird zwischen Microsoft 365-Plänen für den privaten Gebrauch sowie für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Die Pläne enthalten die wichtigsten Office-Desktop-Apps sowie einen zusätzlichen Onlinespeicher und mit der Cloud verbundene Features für die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit.

Die gebräuchlichsten für den Privatgebrauch sind:

  • Microsoft 365 Family für bis zu 6 Personen. Inklusive KI-gestützte Apps, pro Person 1 TB Cloudspeicher und erweiterte Sicherheit für alle Ihre Geräte.
  • Microsoft 365 Single mit den gleichen Funktionen wie Family, allerdings nur für ein Gerät.

In allen Versionen sind Word, Microsoft Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access und Publisher enthalten.

Microsoft 365 Mac

Für Apple-Anwender steht Microsoft 365 Mac zur Verfügung. Auch hier lässt es sich einfach mit Word, Outlook, Microsoft Excel, PowerPoint oder OneNote arbeiten.

Microsoft 365 Mac wurde speziell zur Unterstützung der typischen Mac-Funktionen wie Dunkelmodus, Kamera-Übergabe in macOS oder Touch Bar entwickelt.

Microsoft 365 Mac
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Microsoft Office 2019 – die bessere Wahl?

Microsoft Office kaufen statt abonnieren? Kein Problem! Dafür wurde Microsoft Office 2019 entwickelt. Die Office-Apps wie Word, Outlook oder Microsoft Excel sowohl für PC als auch für Mac werden nur einmalig bezahlt. Nach dem Kauf kann die Software entweder installiert oder die Microsoft Office Download Funktion genutzt werden.

Nachteil: Im Kauf sind keine Upgrades enthalten. Werden diese später gewünscht, muss eine neue Hauptversion von Microsoft Office zum vollen Preis gekauft werden.

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Excel in Word einfügen

Microsoft Excel - Tabelle in Word einfügen

Microsoft Excel - Tabelle in Word einfügen

Die Microsoft Office Softwarefamilie ist unheimlich vielseitig und bietet genügend Programme, um fast alle Aufgaben im Büro, Schule oder Studium damit zu bearbeiten. Während Outlook und Office die meisten Menschen sehr intensiv nutzen und beherrschen, fristet bei vielen Microsoft Excel eine Art Schattendasein. Das ist sehr schade, denn Excel ist nicht nur ungleichblich praktisch, sondern auch ganz einfach. 

Der Funktionsumfang von Excel ist riesig – immerhin beherrscht das Programm mittlerweile über 400 Funktionen. Die muss natürlich nicht jeder wissen. Die meisten Menschen brauchen Excel wahrscheinlich nur um ein paar grundlegende Arbeiten wie Addition oder Prozentrechnung durchzuführen. Aber selbst für einfache Arbeiten mit Tabellen benutzen zu viele Nutzer Microsoft Word – das hierfür gar nicht ausgelegt ist. Dabei ist es sehr einfach in Excel eine Tabelle anzulegen, den Komfort einer intelligenten Tabelle zu nutzen und diese in Word einzubinden. Wer möchte, kann auch die Excel Tabelle mit einem Word Dokument verknüpfen und so alle Änderungen in der Excel-Tabelle automatisch in Word übernehmen.

So fügt man eine Excel-Tabelle in Word ein

Wer eine Excel-Tabelle in Word einfügen möchte, kann einfach in Excel eine Tabelle erstellen, die Felder markieren, die in Word eingefügt werden sollen, mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen klicken und „Kopieren“ auswählen (oder mit der Tastenkombination STRG+C kopieren).

Anschließend wechselt man in das Word-Dokument, klickt auf die Stelle, wo die Tabelle eingefügt werden soll und wählt „einfügen“ aus (oder fügt den Inhalt mit STRG+V ein).

Standardmäßig wird das Format der Excel-Tabelle in Word übernommen. Wer in Excel nur Werte in Zellen eingetragen hat, der bekommt nur eine Auflistung ohne Tabellenlinien oder farbige Formatierungen. In Excel kann man im Reiter „Start“ im Bereich „Formatvorlagen“ einfach eine Formatierung unter „Als Tabelle formatieren“ auswählen.

So verknüpft man eine Excel-Tabelle in Word

Wer seine Werte und Daten in Word sortiert einfügen möchte, sollte die Tabelle in Excel erstellen und dann in Word einfügen. Denn in Excel kann man mit der Hilfe einer intelligenten Tabelle die Werte beliebig sortieren und systematisieren.

Wenn man einmal die Tabelle in Word eingefügt hat, dann kann man die Tabelle nur noch in Word ändern. Änderungen an der Tabelle in Excel werden dann nicht mehr übernommen. Deswegen ist es sinnvoller die Excel-Tabelle in Word zu verknüpfen.

Um eine Excel-Tabelle mit Word zu verknüpfen, kopiert man zuerst die Inhalte in Excel wie ober beschrieben. In Word fügt man diese allerdings nicht einfach ein. Stattdessen bewegt man den Cursor dorthin, wo man die Tabelle einfügen möchte. Anschließend klickt man auf den kleinen Pfeil unter „Einfügen“ im Reiter „Start“ im Abschnitt „Zwischenablage.“

In dem sich nun öffnenden Drop-Down Menü wählt man die Funktion „Inhalte einfügen“ aus und es öffnet sich ein neues Fenster mit diesem Namen. Hier wählt man die Option „Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt“ aus.

Mit einem Klick auf „Ok“ bestätigt man die Auswahl und die Excel-Tabelle wird in das Dokument eingefügt. Wenn man jetzt in der Excel Tabelle etwas ändert, werden die Daten in Word übernommen. Dafür muss man die Änderungen in Excel speichern und Word neu öffnen, damit die Änderungen in Dokument angezeigt werden.

Wer oft Tabellen für seine Arbeit benötigt, kann sich mit dieser praktischen Funktion viel Arbeit sparen.

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